تعتبر مرحلة المقابلة الشخصية والأسئلة التي تدور فيها وطريقة الإجابة المثالية عنها من أكثر الأشياء التي تشغل بال المتقدمين على وظائف جديدة وخاصة إن كانت المقابلة لوظيفة قيادية أو منصب إداري مثل مساعد المدير والمدير التنفيذي، في هذا المقال سوف نتحدث عن المقابلات الشخصية للوظائف الإدارية والقيادية وأهم أسئلتها وطريقة الإجابة عنها.
التحضير لمقابلة شخصية للوظائف القيادية
إذا كنت تستعد لمقابلة وظيفة قيادية أو إدارية محددة مثل مدير أو مدير تنفيذي أو مدير مكتب أو مدير عمليات إلخ… إليك أهم الاستعدادات للمقابلة الشخصية للوظائف القيادية والمناصب الإدارية:
- البحث عن الشركة: يجب عليك البحث عن الشركة التي تريد العمل بها بشكل معمّق، والتعرف إلى طبيعة عمل المؤسسة والمهام الوظيفة التي تتقدم لها والمسؤوليات المطلوبة منك، والتحقق من مدى توافقها مع قدراتك ومهاراتك الشخصية، وفهم ما تبحث عنه الشركة بالضبط.
- التحضير للأسئلة المحتملة: يمكنك التحضير للأسئلة المحتملة التي سيتم طرحها في المقابلة، والتي قد تشمل أسئلة حول خبراتك السابقة ونجاحاتك وتحدياتك وأسلوبك في القيادة والإدارة وتفاصيل حول مهاراتك وخبراتك المختلفة في الوظائف السابقة.
- التحضير لعرض تقديمي: العرض التقديمي من الوسائل الهامة التي تبرز مهارات الشخص وقدراته القيادية، ويمكن أن يطلب منك عرض تقديمي خلال المقابلة للوظائف القيادية، لذلك يجب عليك التحضير جيداً لعرض تقديمي متميز وواضح يبرز مهاراتك وخبراتك المختلفة.
- اختيار اللباس المناسب: يجب عليك ارتداء الملابس الرسمية والمتناسقة التي تناسب الوظيفة الإدارية، اختر ملابس المقابلة وكأنها الملابس التي ستذهب بها إلى عملك كل يوم في الشركة!
- تحضير الأوراق الثبوتية: كل وظيفة تتطلب بعض الأوراق التي تثبت خبرات وشهادات المتقدم لها، يجب عليك جمع الأوراق الثبوتية اللازمة مثل السيرة الذاتية والشهادات والخطابات وإحضارها معك إلى المقابلة الشخصية للمناصب الإدارية.
أسئلة المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية
تختلف الأسئلة المطروحة في المقابلة الشخصية للوظائف الإدارية حسب الشركة والمجال الذي تتقدم له والمنصب الشاغر الذي ستشغله، وبعداً عن الأسئلة الخاصة المرتبطة بطبيعة عمل الشركة هناك مجموعة من الأسئلة العامة التي ستواجهك في أي مقابلة عمل للوظائف القيادية والإدارية:
- السؤال: ما هي خبراتك ومهاراتك التي تؤهلك لشغل هذه الوظيفة؟
- الإجابة: عملت سابقًا كـ (مدير / مدير إداري / مدير تنفيذي) وقمت بالعمل على (تحديد وتنفيذ الاستراتيجية / إدارة الفريق وتطوير الموظفين / تحسين العمليات وتقليل التكاليف) لدي مهارات قيادية قوية وقدرة على التواصل الفعال والتحليل الاستراتيجي وحل المشاكل.
- السؤال: كيف تدير الفريق وتشجع التعاون والاتصال الفعال بين الموظفين؟
- الإجابة: سأعمل على تحديد أهداف محددة للفريق وتحقيقها بأفضل طريقة ممكنة، سأعمل على توزيع المهام بين الموظفين بطريقة منظمة وتعزيز التفاعل والتواصل بينهم، كما سأحاول تحفيز الموظفين وتنمية مهاراتهم وتحسين الأداء الفردي والجماعي.
- السؤال: كيف تدير الميزانية وتقوم بالتخطيط المالي للإدارة؟
- الإجابة: سأعمل على تحليل الميزانية وتحديد الأولويات وإدارة التكاليف بشكل فعال، سأعمل على تخطيط الميزانية وتحديد الموارد المالية المطلوبة لتحقيق أهداف الإدارة، سأحرص على تحقيق التوازن بين الإنفاق والإيرادات.
- السؤال: كيف تتعامل مع المشاكل والأزمات التي قد تواجه الإدارة؟
- الإجابة: سأحاول فهم أسباب المشكلات وتحديد الحلول المناسبة للتغلب عليها، سأعمل على تحسين العمليات وتطوير الإجراءات وتوفير الدعم اللازم للفريق، سأعمل أيضًا على إدارة الأزمات بشكل فعال واتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.
- السؤال: كيف تتعامل مع الأعضاء الصعبين في الفريق أو الزملاء في الإدارة؟
- الإجابة: سأحاول العمل مع الأعضاء الصعبين بطريقة متعاونة وودية، وسأحاول فهم مشكلاتهم وتحديد الأسباب والحلول المناسبة، سأعمل على تحسين جودة العمل بشكل عام وتوفير الدعم اللازم للزملاء في الإدارة.
- السؤال: كيف تتعامل مع التغييرات المفاجئة في الإدارة أو الشركة؟
- الإجابة: سأعمل على فهم مدى التأثير الذي يمكن أن يحدثه التغيير وسأحاول تقييم الآثار المحتملة، سأعمل على تحديد الحلول المناسبة وتطبيقها بشكل سريع وفعال، سأحرص على التواصل الفعال مع الفريق والإدارة وتحديد الخطوات اللازمة للتكيف مع التغييرات.
أسئلة مقابلة وظيفة مدير مكتب
- السؤال: ما هي أهمية وظيفة مدير المكتب؟
- الإجابة: يعتبر مدير المكتب نقطة الاتصال الرئيسية للشركة، حيث يدير المكتب ويتحكم في جودة الخدمة المقدمة للعملاء ويتعامل مع الموردين والشركاء، يلعب دورًا حاسمًا في إدارة العمليات وتحقيق أهداف الشركة.
- السؤال: ما هي المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير المكتب؟
- الإجابة: يجب أن يمتلك مدير المكتب القدرة على التنظيم والترتيب والتواصل الفعال وتحسين قنوات الاتصال بين الإدارة والأفراد، يجب أيضًا أن يكون متعلمًا ومتحمسًا لتحقيق التحسين المستمر في المكتب.
- السؤال: كيف ستدير العمليات اليومية للمكتب؟
- الإجابة: سأعمل على تحسين العمليات اليومية وتوزيع المهام بين الموظفين وتحديد أولويات العمل، سأعمل أيضًا على تحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء وتحقيق أهداف الشركة.
- السؤال: كيف ستتعامل مع العملاء الغاضبين؟
- الإجابة: سأعمل على فهم مشكلات العملاء والتحدث إليهم بطريقة مهنية وودية، وأعدكم بحل المشكلة بأفضل طريقة ممكنة، سأعمل أيضًا على تحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء بشكل عام.
- السؤال: كيف ستعمل على تحقيق الأهداف والتطوير المستمر في المكتب؟
- الإجابة: سأحدد أهدافًا محددة وملموسة للمكتب وأعمل على تحقيقها بطريقة فعالة ومنظمة. سأعمل على تحسين العمليات وتحديث التكنولوجيا وتطوير مهارات الفريق وتحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء. [4]
ماذا أقول عن نفسي في المقابلة الشخصية لوظيفة قيادية؟
عندما يتم سؤالك عن نفسك في مقابلة شخصية لوظيفة قيادية، يجب عليك الإجابة بطريقة تبرز مهاراتك القيادية والخبرات السابقة التي تؤهلك للوظيفة المطلوبة. فيما يلي بعض الأفكار التي يمكنك استخدامها في الإجابة: [1-2]
- التركيز على الخبرات السابقة: يمكن البدء بالحديث عن خبراتك السابقة في المجال الإداري والقيادي، وذكر الوظائف السابقة التي تمتلكها والإنجازات التي حققتها خلالها، ومن الأفضل ذكر أمثلة عم أي مهارة تتمتع بها وأي مشكلة استطعت علاجها في أعمال سابقة وأي مبادرات أو أفكار جديدة قمت بتقديمها.
- الإشارة إلى المهارات القيادية: يمكن الإشارة إلى المهارات القيادية التي تمتلكها، مثل القدرة على التحليل والتفكير الإستراتيجي وإدارة الفريق واتخاذ القرارات الصائبة.
- الحديث عن الرؤية والأهداف: تتميز مقابلات الوظائف القيادية بترك الشخص يتحدث عن أفكاره وتجاربه الخاصة، ويجب استغلال هذه الفرصة لشرح فلسفة الشخص الخاصة باختصار ودون تكليف أو مبالغة حول أهدافه من العمل وطموحاته المهنية وقدراته على تحسين نوعية وبيئة العمل، يمكن الحديث عن الرؤية والأهداف التي تحملها، وكيف أن خبراتك ومهاراتك ستساهم بشكل كبير في تحقيق هذه الأهداف.
- الإشارة إلى القدرة على التحدي والتغيير: جميع الأعمال تتعرض لمشكلات وصعوبات ويجب على الشخصيات القيادية والإدارية مواجهة هذه الصعوبات والتعامل معها، ويمكن الإشارة إلى القدرة على التحدي والتغيير، وكيف أنك تستطيع تحويل التحديات إلى فرص وتحقيق نتائج إيجابية وملموسة.
- الحديث عن القيم الشخصية: مثل الصدق والتفاني والتعاون والإلهام والتفكير الإيجابي، فهذه السمات الشخصية ضرورية جداً في الوظائف القيادية كون الشخص سيوضع في موقع المسؤولية وتعتبر قيمه وصفاته الشخصية هي الرقيب الأفضل عليه.
- الإشارة إلى القدرة على التواصل: التواصل صفة هامة جداً في المناصب القيادية، فالمدير أو القائد يجب أن يتواصل مع مرؤوسيه وعملائه والجمهور المحيط بالمؤسسة والمؤسسات الأخرى التي تعمل معها أو على صلة بها، ويجب عليه تلقي الشكاوي وتفهما والتعامل معها، ومن هنا تأتي ضرورة الإشارة إلى القدرة على التواصل بشكل فعال والتفاعل مع الآخرين وتحفيزهم وتوجيههم.
كتابة السيرة الذاتية للوظائف الإدارية والقيادية
- العنوان والملخص: يجب أن يتضمن العنوان الوظيفي الذي تتقدم له وملخص قصير يصف خبراتك الإدارية والمهارات التي تمتلكها، ويجب أن يكون الملخص موجزاً وجذاباً بحيث يلفت انتباه طالب الوظيفة بسرعة ويجعل سيرتك الذاتية بين الأشخاص المرشحين لشغل المنصب.
- توضيح الخبرة العملية: من الأفضل ترتيب الخبرات العملية بشكل مناسب، مع ذكر الوظائف السابقة والمسؤوليات التي قمت بها سابقاً والإنجازات التي حققتها في كل وظيفة، ويجب الاهتمام تسليط الضوء على الخبرات الإدارية وإدارة الفريق وحل المشكلات واتخاذ القرارات.
- ترتيب التعليم والتدريب: من الضروري أيضاً ذكر التعليم الأكاديمي والتدريب والشهادات في المجالات المختلفة، قد تكون الشهادات والتدريبات هي ما يميزك عن باقي المرشحين.
- ذكر المهارات الشخصية: مثل القدرة على الاتصال والتفاوض والتحليل والتفكير الاستراتيجي وإدارة الوقت والعمل الجماعي، ويجب توضيح كيف أن هذه المهارات ساعدتك في إدارة فرق العمل وتحقيق الأهداف الإستراتيجية.
- الحديث عن الهوايات والإنجازات الشخصية: يمكن ذكر الهوايات والإنجازات الشخصية التي تبدو مناسبة للوظيفة الإدارية المراد التقدم لها، قد تكون الهوايات والإنجازات الشخصية هي ما يجعلك مختلفًا ويبرز شخصيتك القيادية.
- الإشارة إلى مراجع: يجب ذكر الأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم للتحقق من خبراتك ومهاراتك، ويجب التأكد من أن المراجع المذكورين يوافقون على استخدام اسمائهم ومعلومات الاتصال الخاصة بهم في السيرة الذاتية. [1]