قد يكون هناك موظفون بمهارات عالية وخبرات لا يستهان بها، ويحبون أن يشرحوها للمؤسسة التي يريدون التقدم لها بطلب توظيف، ولعل أفضل وأصدق الطرق للحديث عن هذه المهارات هي إرفاق خطاب التوصية في السيرة الذاتية للموظف.
سنوضح في هذا المقال أهمية خطاب التوصية وماهيته وكيف تطلبه من مديرك ليدعم سيرتك الذاتية ويساعدك في التوظيف.
ما هو خطاب التوصية؟
خطاب التوصية Recommendation Letter هو مستند رسمي يثبت مهارات وخبرات المتقدم للوظيفة ويكون مكتوباً من قبل الغير، والهدف من خطاب التوصية هو تأكيد ما يعرفه كاتب الخطاب عن المتقدم للوظيفة، سواء كان أستاذه أو مديره في العمل أو مسؤولاً عنه في تدريب، ويساعد خطاب التوصية لجنة التوظيف أو صاحب القرار لاتخاذ قراره بشأن توظيفه في المؤسسة.
كما قد تطلب الجامعات رسالة توصية من الطالب الذي يريد الالتحاق بدراسة الماجستير بتخصص معين أو التدريب، لتتأكد من أنه مؤهل لدراسته والحصول على درجة الماجستير فيه من خلال شهادة أو توصية أساتذته به.
من يجب أن يكتب لك خطاب التوصية؟
بالتأكيد أن الشخص الذي سيكتب لك خطاب التوصية يجب أن تتوافر فيه مجموعة من الشروط أهمها: [1]
- أن يكون صاحب صفة: يأخذ خطاب التوصية طابعاً رسمياً وإن لم يكن ممهوراً بالأختام دائماً، حيث يجب أن يكون مقدم رسالة التوصية صاحب صفة واضحة تؤهله لمعرفة خبراتك، مثل المدراء ومسؤولي المشاريع، والأساتذة الجامعيين في حالة رسالة التوصية للدراسة.
- أن يعرفك معرفة كافية: فيجب أن يكون على معرفة كافية بك وبمؤهلاتك وبخبراتك العملية تثبها العلاقة التي تجمعك به وموقعه الإداري أو صفته الاعتبارية.
- أن يكتب لك خطاب توصية جيد وبإسهاب: فهناك من المدراء من يكون على علم ودراية بمؤهلاتك، ولكنه قد يظلمك في خطاب التوصية، ولا يتكلم عنها كما يجب لعدة أسباب.
- أن يكون قد تعامل معك لفترة زمنية كافية: فلا قيمة لخطاب التوصية تقريباً عندما يكون صادراً عن مدير عملت معه لبضع أشهر فقط.
- أن يكون ذو علاقة بالوظيفة التي تريد التقدم لها: فإن كنت قد عملت كموظف خدمة عملاء في شركة وكموظف في قسم IT في شركة أخرى، وتريد التقدم لوظيفة أخرى في مجال IT، فيجب أن يكتب رسالة التوصية لك مدير IT في مؤسستك السابقة أو أي شخص ذو علاقة.
- أن يكون قد تعامل معك مباشرة: كأن يكون مديرك المباشر الذي هو أعلم بك وبمؤهلاتك، وليس المدير العام الذي قد يكون قد سمع عنك من مسؤولك المباشر فقط.
نموذج خطاب التوصية
لخطاب التوصية طريقة معينة أو نموذج لكتابته ليحقق هدفه ويرفق مع السيرة الذاتية للموظف ويكون بمثابة شهادة من مديره على مهاراته، فخطاب التوصية يجب أن:
- يكون بين صفحة واحدة إلى صفحتين: وذلك للتأكد من أنه يوفر المعلومات التي يحتاج أن يعرفها صاحب العمل أو المدير المحتمل، بحيث تكون وافية ومختصرة في نفس الوقت. [2]
- يحتوي نموذج خطاب التوصية العناصر التالية:
- الترويسة: أن يوجه خطاب التوصية لشخص معين مثل "إلى السيد….." أو "إلى من يهمه الأمر"، متبوعاً بعبارة ترحيبية مثل "تحية طيبة وبعد". وبعد الخاتمة يكتب اسم كاتب خطاب التوصية مع توقيعه وتاريخ كتابة رسالة التوصية.
- المقدمة: فيها يعرف مديرك الذي سيكتب لك خطاب التوصية بنفسه وصلته الوظيفية بك (مديرك، صاحب العمل، الموظف الذي قام بتدريبك… إلخ)، وانطباعه العام عنك -مع ذكر اسمك كاملاً- والفترة التي عمل معك فيها.
- المتن: يناقش فيها كاتب خطاب التوصية لماذا يعتقد أنك جدير بالوظيفة، ويشرح بشكل وافٍ ومختصر في نفس الوقت مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك المتعلقة بالوظيفة المنتظرة، مع ذكر بعض الأمثلة؛ فمثلاً إن ذكر أنك قمت بتطوير نظام تكنولوجي معين، يجب أن يذكر اسمه وبعض التفاصيل عنه وكيف ساهم في تطوير المؤسسة.
- الخاتمة: يكون فيها بيان ختامي قوي لتأكيد طلبك، مع ذكر اسمه مرة أخرى وطرق التواصل معه في حال احتاج الشخص الذي سيوجه له خطاب التوصية معلومات إضافية.
أهمية خطاب التوصية للتوظيف
قد يتساءل البعض عن مدى حاجتنا لخطاب التوصية، وخاصة أن السيرة الذاتية احترافية ومفصلة، وأن مهاراتك وخبراتك سيتم الحديث عنها في مقابلة العمل. لكن لخطاب التوصية أهمية خاصة تتلخص فيما يلي:
- تمييزك عن المرشحن الآخرين: يمكن أن يميزك خطاب التوصية الفعال عن المرشحين الآخرين، وذلك حتى لو كان أحدهم أكثر كفاءة منك.
- زيادة فرصتك في الحصول على الوظيفة: فيزيد من فرصتك في الحصول على الوظيفة لأنه يسلط الضوء على أمور قد لا توضحها السيرة الذاتية، ولا تكون واضحة في مقابلة العمل، كما أنها بمثابة شهادة من مديرك. [1]
- إعطاء صورة واضحة عنك قبل البدء بالعمل: ففي كل وظيفة جديدة تضطر أن تقنع مديرك بأنك جدير بالوظيفة، وتثبت نفسك خلال الأشهر الأولى على الأقل، أما لو كان هناك خطاب توصية جيد كتب بحقك، فسترتاح قليلاً من هذا، وتبدأ في العمل وفريقك يعرف من أنت وما هي ميزاتك ومهاراتك.
- إراحة المسؤول عن التوظيف: فخطاب التوصية الجيد يوفر شوطاً كبيراً على مسؤول التوظيف في معرفة ميزاتك الي تحتاجها الوظيفة.
- تخليصك من الحرج والشرح عن نفسك: فلن يكون كلامك عن نفسك أصدق من كلام وشهادة مديرك السابق بك وتسويقك، وهذا يوفر عليك الكثير، ويجنبك الحرج عند الاضطرار للحديث عن نفسك.
- يعكس صورة جيدة عنك: فالموظف الذي يقدم لوظيفة بشكل احترافي ويرفق خطاب توصية ورسالة تغطية في إيميل طلب التوظيف مع سيرته الذاتية، ليس كالموظف الذي يرسل سيرته الذاتية فقط. فأنت بذلك تترك انطباعاً بأنك شخص مرتب ومحترف وتعطي قيمة للوظيفة المطلوبة.
كيف تطلب رسالة التوصية من مديرك؟
عليك أن تعرف الصيغة التي تطلب فيها خطاب التوصية من الشخص المعني لتضمن موافقته على طلبك. [2]
- اختر الشخص المناسب لكتابة خطاب التوصية لك: فيجب أن تتوفر عدة شروط في الشخص الذي يريد أن يكتب لك خطاب توصية لإرفاقه في السيرة الذاتية، وسنخوض في هذه الشروط بالتفصيل لاحقاً في هذا المقال.
- كن مهذباً ولبقاً في طلبك: فأسلوب الطلب وصيغته وتوقيته وكيف تطلبه من مديرك عوامل تساهم بشكل كبير في قبوله كتابة خطاب التوصية لك أو رفضه. يمكنك أن تختار الوسيلة المناسبة لطلب خطاب التوصية منه، إما من خلال لقائه شخصياً بعد تحديد موعد مسبقاً معه أو من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني مثلاً.
- اشرح له لماذا اخترته هو بالذات لكتابة خطاب التوصية لك: فقل له أنك تثق به وترى أنه الأكثر قدرة على كتابة هذا الخطاب لك، وأنه الأعلم بمهاراتك وخبراتك، وسيستطيع أن يشرح لك ليساعد فريق التوظيف في المؤسسة الجديدة على فهمك ومعرفة ما تستطيع القيام به على أكمل وجه بناء على شهادة صادقة منه.
- اطلب منه تفاصيل محددة: فكن محدداً في الأمور التي تود التركيز عليها وإظهارها في خطاب التوصية في السيرة الذاتية، كخبراتك العملية وتحملك لضغط العمل وغيرها.
- ساعده في كتابة رسالة التوصية: فمديرك لن يتذكر كل كبيرة وصغيرة قمت بها، كما قد تكون قد قمت بمهام معينة كان لها أثراً كبيراً على المؤسسة لكنك لم تكن تخبره بها، عليك أن تذكره وتخبره بكل شيء وتزويده بسيرتك الذاتية وبعض المعلومات عن المؤسسة الجديدة التي تود الانتقال لها حتى يستطيع أن يكتب لك خطاب توصية مناسب في السيرة الذاتية الخاصة بك.
- تابع معه: فبالتأكيد أن مديرك مشغول، لذلك فلا بأس أن تتابع الأمر معه، وتذكره به بشكل مؤدب إن نسي الأمر، كما أن من الجميل أن تطلعه على نتيجة تقديمك للطلب في المؤسسة الجديدة.
- اشكره على أية حال: فإن قبل مديرك كتابة خطاب التوصية فاشكره على كرمه ودعمه، وإن رفض فاشكره على وقته، وحافظ على علاقة طيبة معه ليساعدك ذلك على النجاح في الفرص المستقبلية، ولأن هذا يدل على مدى ذكائك العاطفي والاجتماعي واحترامك له.
لماذا قد لا يرغب بعض المدراء بكتابة خطاب توصية؟
قد لا يرغب بعض المدراء في كتابة خطاب توصية بحقك لإرفاقه في السيرة الذاتية الخاصة بك، وذلك لعدة أسباب منها:
- عدم معرفتهم بطريقة كتابة خطاب التوصية: فهناك من المدراء من لا يعرف كيفية كتابة خطاب التوصية، وهذا هو سبب عدم رغبتهم بكتابة رسالة التوصية لك.
- عدم معرفتهم الجيدة بك وبمهاراتك: من هنا عليك منذ البداية اختيار الشخص المناسب والذي تتحقق فيه شروط معينة، منها أن يكون يعرفك جيداً ليستطيع الكتابة عنك.
- خوفهم من خسارتك: فمن المدراء من لا يوافق على كتابة خطاب التوصية لك حتى لا يفتح هذا المجال أمامك لتعمل في مؤسسة منافسة.
- لا يوجد لديهم الوقت الكافي: فببساطة قد يرفض البعض كتابة خطاب توصية لك لأنهم لا يملكون الوقت الكافي لهذا.
- صيغتك في طلب خطاب التوصية لم تكن لبقة: فكتابة خطاب توصية لك من قبل مديرك لترفقه في السيرة الذاتية هو ليس من واجبات مديرك، بل هو كرم منه. وإن لم تطلب منه خطاب التوصية بصيغة مؤدبة ولبقة فلا شيء يمنعه من الرفض.
- مشكلات خاصة: فقد يكون هناك مشكلات شخصية بينك وبين المدير الذي تريد منه أن يكتب لك رسالة التوصية، أو قد يكون من النوع الذي لا يحب أن يتعب نفسه أو قد لا يمتلك الحس بالمسؤولية تجاه الآخرين أو لأسباب أخرى.
نتمنى أن نكون قد غطينا موضوع خطاب التوصية في السيرة الذاتية، وكيف تطلبه من مديرك على أكمل وجه، لنساعدك في الحصول عليه وبالتالي على زيادة فرصك الوظيفية.