تم النشر اليوم 2024/06/07 | تعرف على 4 من مهام السكرتير التنفيذي

مهام السكرتير التنفيذي وإدارة الاتصال

يتولى السكرتير التنفيذي إدارة اتصالات المدير المسئول بالجهات والأفراد التي يتطلب العمل الاتصال بهم وذلك عبر البريد الاليكتروني أو الاتصال الهاتفي المباشر وذلك بغرض الاستفسار أو الاستعلام أو تنسيق المقابلات داخل المؤسسة أو خارجها، كما يتابع الجدول الزمني للاجتماعات الدورية لمجلس الإدارة ويشرف على تهيئة مكان الاجتماع وتوفير الأدوات والتجهيزات الورقية سواء بغرض كتابة التكليفات والمستجدات والملاحظات والشكاوى والحلول في الاجتماع أو بغرض المراجعة للبيانات والتقارير الخاصة بهذا الاجتماع والتي تكون في هيئة صور ضوئية أو تقارير مطبوعة يتم توزيعها على المجتمعين وفقا لتوجيهات المدير المسئول، فالاتصال الإداري من خلال التقارير بكافة أغراضها وأنواعها هي ضرورة من ضرورات الاتصال في المؤسسة ووسيلة من وسائل التوثيق وعنصرا من عناصر الجودة في المتابعة والرقابة والتحسين.

مهام السكرتير التنفيذي وإدارة الوقت

يدعم السكرتير التنفيذي المدير المسئول بالمؤسسة سواء كان رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي في إدارة الوقت، وذلك من خلال تنظيم الأوقات على مدار الساعة طوال اليوم والأسبوع والشهر والعام، ويقوم بالتنسيق بين المدير المسئول الذي يقوم بمساعدته وبين كافة الإدارات ومسئوليها، وذلك في إطار النشاط الداخلي بالمؤسسة، كما يتولى التنسيق مع المسئولين بالمؤسسات والجهات الأخرى التي تتعامل معها مؤسسته للقيام بالاستعلام من هذه الجهات والمؤسسات عن البيانات والمعلومات المطلوب التعرف عليها من خلال المدير المسئول ، فضلا عن التنسيق مع الزائرين للمؤسسة سواء من المساهمين أو من المسئولين بالجهات الحكومية أو الرقابية التي تقوم بالمتابعة مع المؤسسة في التأكد من تطبيق المؤسسة للنظم العامة، فيكون السكرتير التنفيذي مسئولا عن تنظيم المهام وجدول الأعمال وترتيبها بالرجوع للمدير المسئول حتى تكون إدارة الوقت مدخلا لإدارة الأهداف بنجاح في قمة الهرم التنفيذي بالمؤسسة.

مهام السكرتير التنفيذي وإعداد التقارير وحفظ المعلومات

يعتبر السكرتير التنفيذي هو أمين السر بالمؤسسة وبخاصة البيانات والمعلومات المتاحة لدى المدير المسئول، وقد اشتقت عبارة السكرتير التنفيذي من كلمة السر بالإنجليزية، ويعتبر السكرتير التنفيذي حافظًا لأسرار المؤسسة بما يطلع عليه من معلومات وتفاصيل، سواء كانت نقاط قوة أو نقاط ضعف في المكاسب أو الخسائر أو مشاكل الموارد البشرية بالنسبة للعاملين أو بيان الأخطاء مع العملاء أو الشكاوى أو ردود الأفعال تجاه هذه الشكاوى من الجهات الرقابية، أو الخطط المستقبلية في التنافس أو المشروعات الجاري تنفيذها، وكذلك القرارات التي يتم التوصل إليها، ومحاضر الجلسات الخاصة بمجلس الإدارة واللجان المختصة التي يرأس اجتماعاتها المدير المسئول الخاصة بمؤشرات الأعمال.ويجب حفظ التقارير ومحاضر الجلسات وما انتهت إليه من قرارات وتوصيات في أرشيف خاص بذلك، مع ضرورة إعداد التقارير الإحصائية من كافة الأقسام والإدارات لعرضها على المدير المسئول وحفظ نسخ الكترونية منها لتكون جاهزة في الأرشيف الرقمي الخاص بالمدير المسئول وتحت تصرف المؤسسة للرجوع إليها عند الحاجة، كما يتابع السكرتير التنفيذي الإعلانات الخاصة بالمؤسسة في الصحف والمجلات ويقوم بعرضها يوميا على المدير المسئول، ويتابع الانتظام في دفع الاشتراكات يهذه الإصدارات من الصحف والمجلات وتقديم نسخ منها إلى قسم العلاقات العامة أولا بأول وذلك لمراجعة أي أخبار إيجابية أو سلبية عن المؤسسة أو عن المنافسين في نفس المجال، وكذلك تقديم القرارات الخاصة بتنظيم الأعمال في مجال نشاط المؤسسة لعرضه بالتقرير اليومي على المدير المسئول.