تم النشر اليوم 2024/06/16 | نماذج رسائل إدارية .. تعرف على 3 نماذج للطلبات الإدارية والرسمية

نماذج رسائل إدارية

الرسائل الإدارية الرسمية هي طلبات وخطابات يتم كتابتها بشكل رسمي، ويتم إرسالها داخل حدود المنشأة والمؤسسة الحكومية أو الخاصة، وهي طريقة التواصل الرسمية بين الموظفين والمدراء في جميع الأقسام، وهذه الرسائل الإدارية سنتعرف على نماذجها من خلال هذا المقال، الذي يعرض هذه النماذج، كما يعطينا نصائح هامة حول كتابة تلك الرسائل باحترافية كبيرة، فهيا بنا نتعرف عليها من خلال السطور القليلة القادمة.

أنواع الرسائل الإدارية والرسمية

هناك العديد من أنواع الرسائل الإدارية والرسمية الهامة والتي نتعرف عليها من خلال النقاط التالية:
رسائل رسمية
تلك هي الرسائل التي يمكن أن تجدها بنمط وشكل معين ويندرج تحت تلك الرسائل العديد من المهام في العمل، كتلك الرسائل التي يمكن كتابتها وتكون موجهة لصاحب العمل او المدير ولها شكل لا يتغير، يمكن ان تكون الرسائل والطلبات السابقة هذه ما هي إلا نموذج مصغر من هذا النوع.
رسائل غير رسمية
وهي الرسائل التي لا تتقيد بشكل أو نمط رسمي أو شكل معين، حيث يمكنك كتابة أي رسالة شخصية أو محادثة بين طرفين وشخصين أو رسائل المعارف والأصدقاء التي تبعث بها في العديد من المناسبات، وهذه المراسلات أيضاً تكون لغتها غير رسمية، حيث يجب أن لا تتقيد أبداً في كتابة هذه الرسائل، حيث يمكنك كتابة أية ألفاظ تؤدي غرضها ومعناها في المحادثة أو في الرسالة.
رسائل الأعمال
والمقصود بهذه الرسائل، تلك الرسائل التي تهتم بالخطابات بين الأفراد أو الموارسلات بشأن موضوع محدد، مثل المراسلة السياسية أو التجارين بين شركتين، او المراسلة الدبلوماسية بين الدول وغيرها من المراسلات، فهي تتقيد بنمط وشكل معين لا يمكن الحياد عنه تماماً.
الكتاب الرسمي
وهذه الرسائل لها أيضاً نمط وشكل معين معروف، حيث يمكنك كتابة هذا النوع من الرسائل من أجل إبلاغ كافة الشركة عن المعلومات الرسمية الغالبة، والتي تكون عن بعض قواعد الشركة واللوائح والإجراءات وأي معلومات أخرى تخص الشركة، لذلك فهي مهمة للغاية في هذا الصدد.

الرسائل الاجتماعية
وهي تشبه الرسائل الشخصية، حيث يمكنك عزيزي القاريء القيام بكتابة مراسلات وخطابات شخصية لا تتقيد في الشكل أو النمط السائد للخطابات الرسمية، كما يمكنك انتقاء ألفاظ معينة مفهومة بالنسبة للطرف الآخر، بدون التعقيد في اللغة، وهذه الرسائل الاجتماعية تندرج تحتها في النوع رسائل التهنئة ورسائل التعزية ورسائل الدعوة وغيرها من الرسائل الأخرى.
الرسائل الدائرية
وهي الرسائل التي ترسل لعدد كبير من الأشخاص من أجل إبلاغهم معلومة هامة عن الشركة أو أمر وقرار مفاجيء، مثل تغيير الإدارة أو غيرها من القرارات التي تخص العمل في أغلب الأحيان.
رسائل التوظيف
وهي من الرسائل التي تنتشر في الشركات، فهي رسائل مثل الترقيات ورسائل الطلب الوظيفي والرسائل المتعلقة بالتوظيف وبيئة العمل الداخلية خاصة الاقسام المختلفة، وكذلك الرسائل التي تتعلق بالأوامر الوظيفية عند توظيف دفعة جديدة من الموظفين وغيرها من هذه الأمور.
جديراً بالذكر؛ أن هذه الرسائل بشكل كبير خلال السنوات الأخيرة كانت رسائل إلكترونية بالأساس، حيث تم الاعتماد على الكمبيوتر أكثر من الأوراق، والتي كانت تستخدم طوال القرن العشرين في العمل والمراسلات الرسمية.

3 نماذج رسائل إدارية ورسمية

مفهوم الرسالة الإدارية والرسمية هي الوسيلة المستخدمة في نقل تطوّر معين عن شيء ما، سواء كان مرتبطاً بالعمل داخل المؤسسة، أو خاص بالموظفين وحركة العمل، أو دعوتهم لاجتماع، أو تعريفهم بعمل ومهام جديدة، وهي رسالة مكتوبة باحترافية، وسوف نتعرف على بعض نماذج هذه الكتابة الرسمية من خلال النقاط التالية:
طلب الملف الإداري
اسم الشركة أو المؤسسة / …………….
التاريخ: ………./ ………/ ………..
إلى السيد المدير العام
تحية طيبة وبعد:

أرجو من سيادتكم الموافقة على توفير الملف الإداري المطلوب في الرسالة، والذي يحمل رقم : ………………؛ وذلك للضرورة القصوى، لأنه يساعد على المهام المطلوبة في العمل، وسوف يتم إعادة الملف فور الانتهاء بعد استخدامه..
مع فائق الاحترام والتقدير
اسم الموظف: ……….
التوقيع: ……………
نموذج طلب صيانة مؤسسة
إلى رئيس قسم الهندسة والصيانة المهندس / ……………….
تحية طيبة وبعد:
التاريخ: ………/ ………/ …………
موضوع الطلب: صيانة أجهزة الكمبيوتر في قسم …………
أسباب الصيانة: ………………………
بيانات أجهزة الكمبيوتر المعطلة: ……………………………
بناء على المعلومات المذكورة في الأعلى؛ يرجى من سيادتكم القيام باتخاذ الإجراء المناسب للمساهمة في ضمان استمرار العمل في القسم، مع فائق الاحترام.
مقدم الطلب: ……………..
التوقيع: ………………
نسخة إلى الإدارة
نسخة لقسم الصيانة.
نموذج تأجيل عقد اجتماع في الشركة
التاريخ: ………../ ………/ ………….
إلى السيد الاستاذ مدير / رئيس القسم
تحية طيبة وبعد

بناء على طلب مرفق في هذه الرسالة؛ يرجى من سيادتكم قبول التأجيل للاجتماع المقرر عقده بتاريخ ………./……………/………….
وذلك للأسباب التالية………………………………………………
مع إرسال موعد جديد للاجتماع لاعتماده بدلاً عن الموعد السابق، مع فائق التقدير.
المشرف: …………………..
التوقيع: ……………………….
نسخة إلى لجنة الاجتماعات، نسخة للإدارة، نسخة للمشاركين في الاجتماع.
وبعد أن تعرفنا على هذه النماذج الإدارية والرسمية، هل توجد العديد من المواصفات حول الرسائل الإدارية والرسمية؟
بالطبع هناك العديد من المواصفات التي تساعد على كتابة الرسائل الإدارية والرسمية بشكل كبير، وهذا نجده من خلال السطور القليلة القادمة، حيث نتعرف على أهم هذه المواصفات.
ما هي المواصفات العامة للرسائل الإدارية؟
الرسائل الإدارية تتميز بالعديد من المواصفات:
الاهتمام بنوع الورق المستخدم عند كتابة أو طباعة هذه الرسائل الإدارية، وتعتبر ورقة A4 هي الأفضل في الكتابة أو الطباعة من على الحاسب الآلي.الاهتمام بنوع خط جيد ومتوسط في المقاس، وبعيداً عن أي رموز وأشكال تقلل من لهجة الرسمية في الكتابة.الاهتمام بالمسافات بين الجمل وبين الكلمات وبين الفقرات، وذلك حتى يتم قراءة هذه الرسائل الرسمية بسهولة تامة من قبل المستلم.تنسيق الهوامش وهي عبارة عن الأطراف الجانبية لنص الرسالة الإدارية أو الرسمية، وحتى تساعد على حفظ الرسالة في الملفات والسجلات الإدارية.

5 شروط هامة لكتابة الرسالة الإدارية

هناك العديد من الشروط التي تساعدك في كتابة الرسائل الإدارية وهذه الشروط:
استخدام جميع الألفاظ المفهومة والواضحة والدقيقة التي تساعد على فهم الهدف الخاص من الرسالة الإدارية.توفير معلومات صحيحة وموثوقة في الرسالة، وهذا نجده في المرفقات الخاصة بالرسائل.الابتعاد عن الكلمات والألفاظ الصعبة التي يصعب فهمها أو تفسيرها، فهذه رسالة رسمية ولابد من فهمها جيداً.الموضوعية في صياغة محتوى والنص للرسالة الإدارية والرسمية.كتابة الأفكار بترتيب جيد مقسمة بين فقرات واضحة، خاصة الرسائل التي تحتوي على كم كبير من المعلومات والبيانات.

مكوّنات كتابة الرسائل الإدارية

لكي تكتب رسالة إدارية ورسمية، عليك الاهتمام بجميع المكوّنات لكتابة الرسائل الإدارية وهذه المكوّنات هي:
الترويسة: وهي عبارة عن العنوان المرسل في الرسالة والبريد الإلكتروني في حال استخدام هذا البريد في الإرسال، أو وسيلة إتصال أخرى من أجل الرد على هذه الرسالة الإدارية.التاريخ: وهو كتابة تاريخ هذه الرسالة، إما تاريخ كتابتها، أو التاريخ المراد الإرسال فيه تحديداً، ويكتب أعلى الصفحة إما من جهة اليسار أو اليمين حسب الرسالة.العنوان: وهو عنوان الرسالة، والذي يعتبر تلخيصاً لما يأتي في الرسالة، ولابد أن يكون واضحاً تماماً للمضمون حتى يسهل فهمه من الجهة المرسل إليها.النص: وهو المحتوى والمتن الذي يوجد في الرسالة، وهذا النص يجب أن يكون بطريقة مختصرة وموضوعية ويشمل كافة المعلومات والبيانات التي يريد المرسل إيضاحها من خلال الرسالة.اسم كاتب الرسالة: وهو المشرف أو الموظف الذي يكتب الرسالة ويورد فيها جميع المعلومات الهامة والبيانات ويكتبها للشخص الذي يتسلمها.التحيات: والمقصود التحيات التي تكتبها في الرسائل، وهي جمل مخصوصة مثل تحية طيبة وبعد أو مع فائق التقدير والاحترام ونحو ذلك من هذه التحيات.التوقيع: ويجب أن يكون التوقيع واضحاً من كاتب الرسالة، فمهر التوقيع مهم للغاية من أجل توضيح من الموظف الذي كتب هذه الرسالة، فهي مهمة في الكتابات الرسمية والحكومية داخل المؤسسة.المرفقات: وهذه المرفقات وهي الوثائق التي يتم إضافتها مع الرسائل الإدارية والهدف منها توضيح الرسالة ومضمونها، وأو إضافة من الإضافات الهامشية الهامة التي تقوي معنى الرسالة.